フォークリフトの買取、販売、レンタル、点検・修理なら愛知県豊田市のスズヒロフォークリフト

こんにちは。スズヒロフォークリフトの鈴木です。
今回は弊社のリアルタイムで実施中の業務改善プロセスを紹介したいと思います。

ずばり【掲示板を使った文通】、これで思いは伝わる！

・・いきなりなんのこっちゃと思われるかもしれません汗

先ず、業務改善の肝は【コミュニケーション】だと自分は思っております。
コミュニケーションが円滑でない為に生まれる業務上弊害は本当に多い。
そのおかげで誰かが要らない我慢を強いられるのでストレスが職場に充満します。
中小企業で人数も多くないのに何故、コミュニケーションが円滑では無いか？

考えられる原因は下記に集約されます。
①人間関係が良くない
②ルールが曖昧
③それぞれの記憶や経験を頼りに判断

特に中小企業はこの傾向が強いように感じます。
解決策はシンプルです。ルールを作ればいいのです。

ここで恐縮ですが弊社の一例を挙げてます。
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●概要【配送員とメカニックのスケジュールが噛み合わずイライラ】

配送員の仕事：
修理や点検が必要なフォークリフトを顧客企業から引取り、返却

メカニックの仕事：
配送員引き取ってきたフォークリフトの修理や点検を実施

問題点：
・メカニック→配送員
当日の何時にフォークリフトを引取ってくるのかわからないので業務の段取りがしにくい
・配送員→メカニック
進行中の修理や点検のフォークリフトがいつ完了するかわからないので一週間の配送
スケジュールが付けづらい

深い問題点：
お互い積極的にコミュニケーションをとらない。

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問題は、そもそもこれが「乗り越えるべき課題」で無い事でした。
つまり「仕事とはそういうモノ」という達観のもと、長年イライラしながらも我慢して
やり過ごしている状態だったのです。
不機嫌で諦めの混じった態度が感じられていました。

解決策はシンプルです。
【掲示板にお互いの完了予定を書くルールを作った】

まさに文通です。知りたい相手の情報を、掲示板に書かれた文字から知ることが出来るのです。
顔を合わせずに。

そしてこのルールのおかげで業務がスムーズになり、何より双方のコミュニケーションが増えた気がします。
更に自主的に掲示板をより良く作り変えようと試行錯誤もしてもらえています。
（この型が決まったら次はIT化に移行しようと思います。どんどん進化させる予定です。）

このように、シンプルなルールでお金をかけず業務を円滑にすることが出来ます。
コミュニケーションは業務効率の肝です。
社内業務でイライラを抱えている人がいたら原因や解決策を聞いてみましょう。
ルールで簡単に解決できるかもしれませんね！